VERKKOKAUPPA- JA KANTA-ASIAKASREKISTERI

1 REKISTERINPITÄJÄ

Olo-apteekki Oy (2862688-1), Rajatorpantie 41 B, 01640 Vantaa

Ympyräntalon apteekki (2056406-5) Siltasaarenkatu 18, 00530 Helsinki

Olo-apteekki Oy vastaa henkilötietojen käsittelystä itsehoitotuotteita koskevassa liiketoiminnassa tämän selosteen mukaisissa tarkoituksissa ja oikeusperusteilla sekä ylläpitää Olo-apteekki Oy:n kanta-asiakasrekisteriä.

Ympyrätalon apteekki vastaa henkilötietojen käsittelystä lääkkeiden ostotietojen ja terveystietojen sekä muiden mahdollisten arkaluontoisten tietojen osalta. Ympyrätalon apteekki ei luovuta näitä tietoja muutoin kuin euromääräisten summien osalta Olo-apteekki Oy:lle.

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Aleksi Routama, puhelinvaihde 020 44511

3 REKISTERIN NIMI

Olo-apteekin verkkokauppa ja kanta-asiakasrekisteri

4 HENKILÖTIETOJEN TARKOITUS JA TIETOSISÄLTÖ

OLO-APTEEKIN KANTA-ASIAKKAAT

Olo-apteekin kanta-asiakkaita ovat Olo-apteekin sähköisellä tai paperisella kanta-asiakastietolomakkeella liittyneet kanta-asiakkaat. Kanta-asiakkaiden henkilötietoja käsitellään seuraavissa käyttötarkoituksissa ja oikeusperusteilla:

  1. Kanta-asiakkaan kanssa solmitun asiakassopimuksen täytäntöönpanemiseksi, eli kanta-asiakas-etujen, -palvelujen, oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen sekä tilausten täytäntöönpanoon, esim. tuotteiden ja palvelujen toimittamiseen ja toimitusten valvontaan; maksujen toteuttamiseen, laskutukseen ja perintään
  2. Kanta-asiakassuhteeseen perustuvan rekisterinpitäjien oikeutetun edun mukaisesti 
  • asiakassuhteen hoitamiseen, kehittämiseen ja ylläpitämiseen mukaan lukien kirjeitse, puhelimella, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muilla              sähköisillä välineillä tapahtuvaan asiakasviestintään, tiedottamiseen, uutiskirjeen toimittamiseen ja asiakastyytyväisyystutkimukseen sekä            yhteydenottojen hoitamiseen;
  • kirjeitse, puhelimitse, sähköpostitse sekä erillisellä luvalla tekstiviestillä tai muilla sähköisillä välineillä tapahtuvaan suoramarkkinointiin ja            sen kohdentamiseen, markkina-, mielipide yms. tutkimuksiin,
  • verkkopalvelun sisällön ja mainonnan personointiin ja kohdentamiseen
  • verkkopalvelun ja muiden tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen ja parantamiseen; 
  • analysointiin, profilointiin ja segmentointiin edellä mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi

Kanta-asiakkaista käsitellään seuraavia tietoja:

  1. Perustiedot: sukunimi, etunimet, henkilötunnus, osoite ja muut yhteystiedot, sukupuoli, asiointikieli
  2. Asiakassuhteeseen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot
  • Asiakassopimukseen, tilaukseen, ostettuihin tuotteisiin ja palveluihin, toimitukseen ja maksuihin liittyvät tiedot mukaan lukien tuotteiden ostohistoria
  • uutiskirjeen, mobiiliapplikaatioiden, verkko- sekä muiden palvelujen käyttötiedot
  • asiakkaan itse ilmoittamat kiinnostuksen kohteet
    käyttäjätunnukset
  • Kanta-asiakkuuden tiedot: asiakasnumero ja asiakkuuden voimassaoloa ja kestoa koskevat tiedot; asiakkaan mahdolliset asiakasryhmät.
  • asiakkaan mahdollinen alennusetu sekä muut asiakasedut
  • asiakkaan suostumuksella evästeiden avulla tai muulla vastaavalla tavalla kerätyt Olo-apteekin verkkokaupan ja verkkopalvelujen (esim. selaushistoria) käyttötiedot sekä asiakkaan päätelaitteen IP-osoite ja muut tekniset tiedot
  • tiedot tarjouksista, palautteista ja muusta yhteydenpidosta asiakkaan kanssa
  • asiakkaan antamat suostumukset, luvat, kiellot ja valtuutukset
  • kuluttajatutkimuslaitosten suorittamiin kuluttajatutkimuksiin sekä Väestörekisterikeskuksen ja Tilastokeskuksen tilastoihin perustuvat luokitukset, segmentit ja analyysit
  • edellä mainittujen tietojen analysointiin perustuvat asiakassuhdetta ja asiakasta koskevat analyysit ja luokitukset



5 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA


Olo-apteekki ja Ympyrätalon apteekki säilyttävät henkilötietoja niin kauan kuin sopimukseen tai asiakassuhteen hoitamiseen tai viranomaisvaatimuksiin perustuen on tarpeen. Tiedot poistetaan kun asiakassuhde ja siihen liittyvät molemminpuoliset velvoitteet ovat päättyneet.



6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET


Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröity itse ja rekisteröidyn asiakuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä̈ asiointiin liittyvät tapahtumat. Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.


Kanta-asiakkaiden tiedot ja niiden muutokset saadaan asiakkaalta asiakastietolomakkeella tai muilla asiakkaan ilmoituksilla. Tiedot asiakkaan käyttämistä tai ostamista tuotteista ja palveluista sekä ostojen loppusummat saadaan Olo-apteekin tietojärjestelmistä. Asiakastietoja voidaan rikastaa kuluttajatutkimuslaitosten suorittamilla kuluttajatutkimuksilla sekä Väestörekisterikeskuksen, Postin, Tilastokeskuksen ja vastaavien yritysten ja viranomaisten tilastoihin perustuvilla luokituksilla, segmentoinneilla sekä analyyseillä.



7 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE


Asiakasrekisteriin tallennettujen tietojen käsittely on aina luottamuksellista. Rekisterinpitäjät voivat luovuttaa kuljetusyrityksille niiden tarvitsemat tiedot asiakkaan ostamien tuotteiden perille toimittamiseksi sekä pankeille ja muille maksunvälittäjille sekä perintäyhtiöille tiedot, jotka ne tarvitsevat asiakkaan maksutapahtumien toteuttamiseksi ja maksujen perimiseksi. Rekisterinpitäjät eivät luovuta rekisteritietoja kolmansille osapuolille markkinointi- tai muihin tarkoituksiin.


Rekisterinpitäjät voivat käyttää tämän selosteen mukaisten ICT-, markkinointi-, viestintä- yms. tehtävien hoitamiseen alihankkijoita. Sitä varten rekisterin tietoja voidaan siirtää käsiteltäväksi EU-/ETA:n alueen ulkopuolisiin maihin. Alihankkijoiden kanssa tehdään kirjalliset sopimukset Euroopan Komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla (päätös C(2010)593), joilla varmistetaan asianmukainen tietosuoja.



8 KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä̈. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä̈, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. 


9 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET


Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)


Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Olo-apteekin asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröity voi tehdä tietojensa korjauspyyntö tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Olo-apteekin vastausta tietojen oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet.

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Olo-apteekille tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.

Rekisteröity voi antaa Olo-apteekille suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.

 

10 YHTEYDENOTOT


Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Olo-apteekkiin sähköpostitse osoitteeseen info@oloapteekki.fi , Olo-apteekin toimipisteessä tai postitse osoitteeseen: Olo-apteekki Oy / Tietosuoja, Rajatorpantie 41 B, 01640 Vantaa. Olo-apteekki voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmistaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

 

1 REKISTERINPITÄJÄ

Olo-apteekki Oy (2862688-1), Rajatorpantie 41 B, 01640 Vantaa

 

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Aleksi Routama, puhelinvaihde 020 44511

3 REKISTERIN NIMI

Olo-apteekin asiakas- ja sidosryhmärekisteri

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on asiakkaan ja Olo-apteekin välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys kuten asiakkaan edustaman yrityksen sopimuksen toimeenpano. Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta. Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Olo-apteekin liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset. Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely. Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen. Asiakaspalvelukeskuksen puheluiden nauhoittaminen palvelutapahtumien todentamiseksi, oikeusturvan ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen ja asiakaspalvelun laadun kehittämiseksi.

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavankaltaisia tietoja: nimi, kutsumanimi, henkilötunnus, asiakasnumero, sukupuoli, kieli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot. Palvelujen käyttö- ja ostotiedot sekä markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot eri asiointikanavissa, kuten verkkopalveluissa ja automaattipalvelut, mukaan lukien asiakaspalvelukeskuksen puheluiden taltiointi. Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestään antamat lisätiedot kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, kiinnostuksen kohteet tai muut vastaavat tiedot. Muita asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaaseen yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selaintyyppi (esim. Internet Exproler, Firefox), verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle. Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia tietoja. Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.

6 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Olo-apteekki säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin sopimukseen tai asiakassuhteen hoitamiseen tai viranomaisvaatimuksiin perustuen on tarpeen.

7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröity itse ja rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat. Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.

8 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Tietoja luovutetaan Olo-apteekin konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin ja mahdollisiin muihin Olo-apteekin henkilörekistereihin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Olo-apteekin valituille yhteistyökumppaneille tämän tietosuojaselosteessa kuvatun käyttötarkoituksen mukaisesti. Tietoja ei luovuteta Olo-apteekin tai Olo-apteekin lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan. Tietoja ei luovuteta säännöllisesti EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Osa Olo-apteekin IT- palveluista on kuitenkin ulkoistettu ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan. Niissä tapauksissa, joissa Olo-apteekin palveluntarjoajat käyttävät EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevia alihankkijoita, varmistetaan, että kyseiset tiedot on suojattu asianmukaisesti ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimalla tavalla käyttämällä EU-komission mallilausekkeita tai varmistamalla tietojen vastaanottajan kuuluvan Privacy Shield -järjestelmän piiriin.

9 KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

10 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Olo-apteekin asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröity voi tehdä tietojensa korjauspyyntö tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Olo-apteekin vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet.

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Olo-apteekille tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.

Rekisteröity voi antaa Olo-apteekille suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.

11 YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Olo-apteekkiin sähköpostitse osoitteeseen info@oloapteekki.fi ,Olo-apteekin toimipisteessä tai postitse osoitteeseen: Olo-apteekki Oy / Tietosuojavastaava, Rajatorpantie 41 B, 01640 Vantaa. Olo-apteekki voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.