Olo-apteekin tietosuojaseloste

 

1 REKISTERINPITÄJÄ

Olo-apteekki Oy \"Olo-apteekki\" (2862688-1), Maakotkantie 6, 01450 Vantaa

Pyhtään apteekki \"Pyhtään apteekki\" (3299294-8) Malminsuontie 4, 49220 Siltakylä 

 

2 REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSHENKILÖ

Olo-apteekki Oy: Aleksi Routama, [email protected]

Pyhtään apteekki: Kenneth Forssell, [email protected]

 

3 REKISTERIN NIMI

Olo-apteekin verkkokauppa- ja kanta-asiakasrekisteri

 

4 HENKILÖTIETOJEN TARKOITUS JA TIETOSISÄLTÖ

 

ARKALUONTOISTEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Olo-apteekin verkkoapteekissa käsitellään tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa määriteltyjä arkaluontoisia henkilötietoja (”erityiset henkilötietoryhmät”), jotka voivat liittyä asiakkaidemme terveyteen. Terveyteen liittyvien tietojen käsittelyyn kohdistuu tietosuojalainsäädännössä erityisiä vaatimuksia. Reseptilääkkeiden lisäksi arkaluontoista tietoa saattavat olla reseptivapaisiin lääkkeisiin sekä lääkkeettömiin terveys- tai intiimituotteisiin liittyvät tiedot. Käsittelemme kaikkea asiakkaidemme tietoja luottamuksellisesti ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTEET

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on verkkoapteekin palveluiden järjestäminen asiakkaalle. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan erityislainsäädäntöön.

Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet:

Tilausten toimittaminen ja hallinnointi (sopimuksen täytäntöönpano, GDPR art. 6.1.b sekä arkaluontoisten tietojen osalta GDPR art.9.2.h).

Käsittelystä on säädetty laissa (apteekin lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen, GDPR art. 6.1.c).

Käsittely on tarpeen Olo-apteekin oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR art. 6.1.f)

Rekisteröity on antanut suostumuksensa käsittelyyn (GDPR art. 6.1.a sekä arkaluontoisten tietojen osalta GDPR art. 9.2.a).

 

HENKILÖTIETOJEN TIETOSISÄLTÖ

OLO-APTEEKIN KERTA-ASIAKKAAT

Olo-apteekin kerta-asiakkaita ovat Olo-apteekin verkkokaupasta ostoksia tekevät asiakkaat, jotka eivät ole liittyneet kanta-asiakkaiksi. Kerta-asiakkaiden henkilötietoja käsitellään seuraavissa käyttötarkoituksissa ja oikeusperusteilla:

• Kerta-asiakkaan kanssa solmitun asiakassopimuksen täytäntöönpanemiseksi, eli tilausten täytäntöönpanoon, esim. tuotteiden ja palvelujen toimittamiseen ja toimitusten valvontaan; maksujen toteuttamiseen, laskutukseen ja perintään
• Asiakassuhteeseen perustuvan rekisterinpitäjän oikeutetun edun mukaisesti:
• markkina-, mielipide- tai asiakastyytyväisyystutkimuksiin
• verkkopalvelun sisällön ja mainonnan personointiin ja kohdentamiseen sivuston evästesuostumuksen perusteella
• verkkopalvelun ja muiden tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen ja parantamiseen 

Kerta-asiakkaista käsitellään seuraavia tietoja:

• Perustiedot: sukunimi, etunimet, osoite ja muut yhteystiedot, asiointikieli
• Asiakassuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot: 
• Asiakassopimukseen, tilaukseen, ostettuihin tuotteisiin ja palveluihin, toimitukseen ja maksuihin liittyvät tiedot
• mobiiliapplikaatioiden, verkko- sekä muiden palvelujen käyttötiedot 
• asiakkaan mahdollinen alennusetu sekä muut asiakasedut
• asiakkaan suostumuksella evästeiden avulla tai muulla vastaavalla tavalla kerätyt Olo-apteekin verkkokaupan ja verkkopalvelujen (esim. selaushistoria) käyttötiedot sekä asiakkaan päätelaitteen IP-osoite ja muut tekniset tiedot

 

OLO-APTEEKIN REKISTERÖITYNEET ASIAKKAAT

Olo-apteekin rekisteröityneet asiakkaat ovat Olo-apteekin sähköisellä tai paperisella asiakastietolomakkeella liittyneet kanta-asiakkaat. Kanta-asiakkaiden henkilötietoja käsitellään seuraavissa käyttötarkoituksissa ja oikeusperusteilla:

• Kanta-asiakkaan kanssa solmitun asiakassopimuksen täytäntöönpanemiseksi, eli kanta-asiakasetujen, -palvelujen, -oikeuksien ja -velvollisuuksien toteuttamiseen sekä tilausten täytäntöönpanoon, esim. tuotteiden ja palvelujen toimittamiseen ja toimitusten valvontaan; maksujen toteuttamiseen, laskutukseen ja perintään.
• Kanta-asiakassuhteeseen perustuvan rekisterinpitäjän oikeutetun edun mukaisesti:
• asiakassuhteen hoitamiseen, kehittämiseen ja ylläpitämiseen mukaan lukien kirjeitse, puhelimella, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muilla sähköisillä välineillä tapahtuvaan asiakasviestintään, tiedottamiseen, uutiskirjeen toimittamiseen ja asiakastyytyväisyystutkimukseen sekä yhteydenottojen hoitamiseen
• kirjeitse, puhelimitse, sähköpostitse sekä erillisellä luvalla tekstiviestillä tai muilla sähköisillä välineillä tapahtuvaan suoramarkkinointiin ja sen kohdentamiseen, markkina-, mielipide yms. tutkimuksiin,
• verkkopalvelun sisällön ja mainonnan personointiin ja kohdentamiseen sivuston evästesuostumuksen perusteella
• verkkopalvelun ja muiden tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen ja parantamiseen
• analysointiin, profilointiin ja segmentointiin edellä mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi

Kanta-asiakkaista käsitellään seuraavia tietoja:

• Perustiedot: sukunimi, etunimet, henkilötunnus, osoite ja muut yhteystiedot, sukupuoli, asiointikieli. Lisäksi ammattilaisverkkokauppaan rekisteröityneiden osalta työnantaja, työtehtävä, ammattiryhmä.
• Asiakassuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot:
• Asiakassopimukseen, tilaukseen, ostettuihin tuotteisiin ja palveluihin, toimitukseen ja maksuihin liittyvät tiedot mukaan lukien tuotteiden ostohistoria.
• uutiskirjeen, mobiiliapplikaatioiden, verkko- sekä muiden palvelujen käyttötiedot
• asiakkaan itse ilmoittamat kiinnostuksen kohteet
• käyttäjätunnukset
• kanta-asiakkuuden tiedot: asiakasnumero ja asiakkuuden voimassaoloa ja kestoa koskevat tiedot; asiakkaan mahdolliset asiakasryhmät.
• asiakkaan mahdollinen alennusetu sekä muut asiakasedut
• asiakkaan suostumuksella evästeiden avulla tai muulla vastaavalla tavalla kerätyt Olo-apteekin verkkokaupan ja verkkopalvelujen (esim. selaushistoria) käyttötiedot sekä asiakkaan päätelaitteen IP-osoite ja muut tekniset tiedot
• tiedot tarjouksista, palautteista ja muusta yhteydenpidosta asiakkaan kanssa
• asiakkaan antamat suostumukset, luvat, kiellot ja valtuutukset
• kuluttajatutkimuslaitosten suorittamiin kuluttajatutkimuksiin sekä Väestörekisterikeskuksen ja Tilastokeskuksen tilastoihin perustuvat luokitukset, segmentit ja analyysit
• edellä mainittujen tietojen analysointiin perustuvat asiakassuhdetta ja asiakasta koskevat analyysit ja luokitukset

 

OLO-APTEEKIN RESEPTIASIOINNIN ASIAKKAAT

Tilataksesi reseptilääkkeitä verkkokaupassa sinun tulee olla rekisteröitynyt kanta-asiakas, joten kanta-asiakkaista kerättävät tiedot pätevät myös reseptiasiointiin. Reseptiasiointiin liittyviä tietoja käsittelee vain Pyhtään apteekki.

Reseptiasioinnissa käsiteltäviä tietoja:

• Vahvaan tunnistautumiseen liittyen asiakkaan nimi ja tunnistustapahtuman tiedot
• Asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, tilattujen reseptilääkkeiden tiedot (lääkkeen nimi ja annostus)
• Asiakkaan kanssa chatissa ja/tai puhelimitse käyty viestintä, asiakkaan tässä yhteydessä antamat lääkitystään koskevat tiedot ja muu viestintä asiakkaan kanssa, puhelun/chatin ajankohta.
• Puhelut: soittajan puhelinnumero, puhelun kesto, farmaseutin puhelun perusteella litteroima keskustelu
• Chatit: kirjautuneen asiakkaan asiakas-id, etu- ja sukunimi, asiakkaan IP-osoite, selain ja käyttöjärjestelmä, farmaseutin asettama keskustelutunniste
• Reseptiasioinnin yhteydessä rekisteröity antaa farmaseutille luvan hakea reseptitiedot Reseptikeskuksesta. Reseptikeskuksen tietoja käsittelee vain Pyhtään apteekki. Tämän lisäksi Pyhtään apteekki voi käsitellä reseptiostoihin liittyen myös seuraavia tietoja:
• kaikki reseptille tallennettavat tiedot
• maksusitoumustieto, työpaikkakassatieto
• Kela-korvaustiedot, Kelan maksuosuus
• mahdolliset apteekkisopimustiedot
• reseptilääketoimituksen kannalta muut olennaiset tiedot

 

OLO-APTEEKIN UUTISKIRJEEN TILAAJAT

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena uutiskirjeiden osalta on asiakkaan suostumus ja ostotapahtuma. Uutiskirjeen tilaajista käsitellään tietoina sähköpostiosoitetta sekä uutiskirjeeseen ja sen vastaanottajan analysointiin liittyviä tietoja.

 

5 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Tietoryhmä	Säilytysaika
Verkkokaupan asiakkaiden tilaustiedot	24 kuukautta viimeisimmän tilauksen teon jälkeen
Olo-apteekin asiakkuus ja yhteystiedot	24 kuukautta viimeisimmästä kirjautuneena tehdystä tilauksesta
Puhelutallenteet	Ei tallenneta
Chat-tallenteet ja esitietolomakkeet	6 kuukautta chat-keskustelusta tai esitietolomakkeen täyttämisestä
Sopimusasiakkaiden tiedot (muistuttaja-asiakkaat, sopimusasiakkaat)	Erillisen kirjallisen sopimuksen mukaan

 

Reseptiasioinnin tietoryhmä	Säilytysaika
Reseptipäiväkirja	5 vuotta
Huumausainelääkemääräys	Vähintään 6 vuotta ja enintään 10 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana se on laadittu
Erityisluvilla ja määräaikaisilla kulutukseen luovutusluvilla toimitetut reseptilääkevalmisteiden toimitukset	5 vuotta
Säilytettävät PKV-lääkemääräykset	6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana lääkemääräys on laadittu

 

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

• Rekisteröity itse
• Rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat
• Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli
• Reseptilääkeostojen yhteydessä reseptitiedot saadaan Kanta-palvelusta

Kanta-asiakkaiden, kerta-asiakkaiden ja uutiskirjeen tilaajien tiedot ja niiden muutokset saadaan asiakkaalta asiakastietolomakkeella tai muilla asiakkaan ilmoituksilla. Tiedot asiakkaan käyttämistä tai ostamista tuotteista ja palveluista sekä ostojen loppusummat saadaan Olo-apteekin tietojärjestelmistä. Asiakastietoja voidaan rikastaa kuluttajatutkimuslaitosten suorittamilla kuluttajatutkimuksilla sekä Väestörekisterikeskuksen, Postin, Tilastokeskuksen ja vastaavien yritysten ja viranomaisten tilastoihin perustuvilla luokituksilla, segmentoinneilla sekä analyyseillä.

 

7 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Verkkokauppa- ja kanta-asiakasrekisteriin tallennettujen tietojen käsittely on aina luottamuksellista. Rekisterinpitäjät voivat luovuttaa kuljetusyrityksille niiden tarvitsemat tiedot asiakkaan ostamien tuotteiden perille toimittamiseksi sekä pankeille ja muille maksunvälittäjille sekä perintäyhtiöille tiedot, jotka ne tarvitsevat asiakkaan maksutapahtumien toteuttamiseksi ja maksujen perimiseksi. Rekisterinpitäjät eivät luovuta rekisteritietoja kolmansille osapuolille markkinointi- tai muihin tarkoituksiin.

Rekisterinpitäjät voivat käyttää tämän selosteen mukaisten ICT-, markkinointi-, viestintä- yms. tehtävien hoitamiseen alihankkijoita. Sitä varten rekisterin tietoja voidaan siirtää rajatusti käsiteltäväksi EU-/ETA:n alueen ulkopuolisiin maihin. Alihankkijoiden kanssa tehdään kirjalliset sopimukset Euroopan Komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla (päätös C(2010)593), joilla varmistetaan asianmukainen tietosuoja.

 

8 KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä̈. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

 

9 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus):

• Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Olo-apteekin verkkokauppa- ja kanta-asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 10 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista:

• Rekisteröity voi tehdä tietojensa korjauspyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan 10 mukaisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Olo-apteekin vastausta tietojen oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:

• Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut verkkokauppa- ja kanta-asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet:

• Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Olo-apteekille tämän tietosuojaselosteen kohdan 10 mukaisesti.
• Rekisteröity voi antaa Olo-apteekille suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.

 

10 YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Olo-apteekkiin sähköpostitse osoitteeseen [email protected] tai postitse osoitteeseen: Olo-apteekki Oy / Tietosuoja, Maakotkantie 6, 01450 Vantaa. Olo-apteekki voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmistaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.